Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности документов муниципального архива муниципального образования города Ульяновска

Общие положения

В рамках работы в муниципальном архиве города Ульяновска я проводил экспертизу ценности документов, руководствуясь методическими рекомендациями, разработанными при учёте сложившейся практики их проведения в архивах Российской Федерации.

Данные рекомендации призваны обеспечить единообразный подход к проведению экспертизы и отбору документов на государственное хранение. Соблюдение содержащихся в них положений гарантирует сохранность ценных документов и формирование оптимального состава документов муниципального архива.

Экспертиза ценности документов включает в себя изучение их состава и содержания, а также определение их исторической и практической ценности. Для этого проводится всесторонний анализ каждой группы документов с учётом действующих нормативных актов.

Экспертная комиссия, созданная при архиве, наделяется ответственностью по проведению экспертизы и принятию решений о сроках хранения документов. В состав экспертной комиссии входят квалифицированные специалисты – историки, архивисты, представители отраслевых структур и органов местного самоуправления.

Состав видов документов муниципального архива

Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности документов муниципального архива, разработанные с учётом специфики муниципального образования города Ульяновска, определяют состав видов документов, подлежащих хранению в архиве.

К ним относятся:

документы органов местного самоуправления: решения, постановления, распоряжения, протоколы заседаний, планы и отчёты о деятельности;
документы муниципальных предприятий и учреждений: учредительные документы, уставы, положения, штатные расписания, приказы и распоряжения по основной деятельности;
документы по личному составу: трудовые книжки, личные дела, приказы по личному составу, документы о награждениях и поощрениях;
документы финансово-хозяйственной деятельности: бухгалтерские балансы, отчёты о доходах и расходах, акты проверок финансово-хозяйственной деятельности;
документы о развитии социальной сферы: планы и отчёты о развитии образования, здравоохранения, культуры, спорта и других отраслей социальной сферы;
документы о развитии экономики: планы и отчёты о развитии промышленности, сельского хозяйства, торговли и других отраслей экономики;
документы о развитии городской инфраструктуры: планы и отчёты о развитии жилищно-коммунального хозяйства, транспорта, связи и других видов городской инфраструктуры.

Документы муниципального архива города Ульяновска охватывают широкий спектр сфер деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций. Они являются ценным источником информации об истории и развитии города, его экономике, социальной сфере и культуре.

Принципы и критерии экспертизы ценности документов

В процессе проведения экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска я руководствовался основными принципами и критериями, закреплёнными в методических рекомендациях.

Принципы экспертизы ценности документов:

историзм – признание ценности документов как исторических источников, отражающих развитие города и его место в истории страны;
научность – объективное и всестороннее изучение документов с учётом достижений исторической науки и архивоведения;
объективность – исключение субъективных факторов при оценке ценности документов;
унифицированность – применение единых подходов и критериев экспертизы, обеспечивающих единообразие в оценке ценности документов;
системность – рассмотрение документов в системе взаимосвязанных групп и комплексов, отражающих многообразие деятельности муниципальных органов и организаций.

Критерии экспертизы ценности документов:

значимость документа для истории города – отражение в документе важных событий, процессов и явлений, повлиявших на развитие города;
информативность документа – содержательность и полнота сведений, раскрывающих деятельность муниципальных органов и организаций, а также жизнь и быт населения города;
уникальность документа – наличие в документе сведений, не встречающихся в других источниках;
подлинность документа – соответствие содержания документа его оригиналу или заверенной копии;
сохранность документа – физическое состояние документа, позволяющее обеспечить его долговременное хранение и использование.

Учёт этих принципов и критериев позволил провести экспертизу ценности документов муниципального архива города Ульяновска на высоком профессиональном уровне и отобрать на постоянное хранение наиболее ценные документы, отражающие историю и развитие города.

Методика проведения экспертизы ценности документов

В ходе проведения экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска я применял методику, изложенную в методических рекомендациях.

Этапы проведения экспертизы ценности документов:

подготовка к экспертизе – сбор и изучение документов, подлежащих экспертизе, определение их видового состава и сроков хранения;
проведение экспертизы – анализ документов по установленным критериям, определение их ценности и сроков хранения;
оформление результатов экспертизы – составление акта экспертизы, утверждение его экспертной комиссией.

Методы проведения экспертизы ценности документов:

сплошной метод – изучение каждого документа, включённого в состав экспертируемого комплекса;
выборочный метод – изучение части документов, отобранных по определённым признакам, с последующим распространением результатов на весь комплекс документов;
типологический метод – изучение документов, объединённых в типы по общим признакам, с последующим определением ценности и сроков хранения для каждого типа документов.

Выбор метода проведения экспертизы зависит от объёма и состава документов, а также от поставленных задач. Комбинирование различных методов позволяет повысить эффективность и объективность экспертизы.

Этапы проведения экспертизы ценности и отбора на хранение документов

Этап 1. Подготовка к экспертизе

На этом этапе я провёл подготовительные мероприятия, необходимые для проведения экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска:

– изучил нормативные акты и методические рекомендации по проведению экспертизы ценности документов;
– собрал и систематизировал документы, подлежащие экспертизе;
– определил видовой состав документов и их временные рамки;
– установил сроки хранения документов в соответствии с действующей номенклатурой дел.

Этап 2. Проведение экспертизы

На этом этапе я провел экспертизу ценности документов, руководствуясь принципами и критериями, изложенными в методических рекомендациях.

Я изучил содержание каждого документа, проанализировал его информативность, значимость для истории города и другие факторы, влияющие на его ценность. Особое внимание уделил уникальным документам, содержащим сведения, не встречающиеся в других источниках.

По результатам анализа я определил ценность каждого документа и установил его срок хранения:

– документы, имеющие постоянную ценность, подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве;
– документы, имеющие научно-историческую ценность, подлежат хранению в течение 75 лет;
– документы по личному составу подлежат хранению в течение 75 лет, после чего передаются на хранение в Государственный архив Ульяновской области;
– документы, не имеющие исторической или практической ценности, подлежат уничтожению.

Этап 3. Оформление результатов экспертизы

На этом этапе я оформил результаты экспертизы ценности документов в виде акта экспертизы. Акт был утверждён экспертной комиссией муниципального архива, в состав которой входят квалифицированные специалисты – историки, архивисты и представители органов местного самоуправления.

Акт экспертизы содержит следующую информацию:

– перечень документов, подвергнутых экспертизе;
– сроки хранения документов, установленные по результатам экспертизы;
– обоснование принятых решений о сроках хранения документов;
– сведения об экспертной комиссии и дате утверждения акта.

Акт экспертизы является юридическим документом, на основании которого формируется состав документов, подлежащих хранению в муниципальном архиве города Ульяновска.

Методы проведения экспертизы ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска я применял следующие методы:

Сплошной метод

Этот метод предполагает изучение каждого документа, включённого в состав экспертируемого комплекса. Я использовал сплошной метод для изучения особо ценных и уникальных документов, а также для небольших комплексов документов.

Выборочный метод

Этот метод заключается в изучении части документов, отобранных по определённым признакам, с последующим распространением результатов на весь комплекс документов. Я использовал выборочный метод для изучения крупных комплексов документов, а также для документов, имеющих однотипное содержание.

Критерии отбора документов для выборочного изучения могут быть различными: хронологические рамки, видовой состав, тематика документов и другие.

Типологический метод

Этот метод предполагает изучение документов, объединённых в типы по общим признакам, с последующим определением ценности и сроков хранения для каждого типа документов. Я использовал типологический метод для изучения документов, имеющих сходную тематику и структуру.

Например, я выделил тип документов ″Протоколы заседаний органов местного самоуправления″ и установил для них единый срок хранения – 75 лет.

Комбинирование различных методов проведения экспертизы ценности документов позволило мне провести экспертизу объективно и эффективно, с учётом специфики и объёма документов муниципального архива города Ульяновска.

Критерии оценки ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска я руководствовался следующими критериями:

Значимость документа для истории города

Этот критерий оценивает степень влияния документа на развитие города, его место в истории страны и региона. Я учитывал документы, отражающие важные события, процессы и явления, происходившие в городе.

Информативность документа

Этот критерий оценивает полноту и содержательность сведений, раскрывающих деятельность муниципальных органов и организаций, а также жизнь и быт населения города. Я отдавал предпочтение документам, содержащим уникальную и подробную информацию.

Уникальность документа

Этот критерий учитывает наличие в документе сведений, не встречающихся в других источниках. Я выявлял документы, содержащие оригинальную и ранее неизвестную информацию о различных аспектах истории и развития города.

Подлинность документа

Этот критерий подтверждает соответствие содержания документа его оригиналу или заверенной копии. Я изучал документы, имеющие признаки подлинности, такие как подписи должностных лиц, печати организаций и другие.

Сохранность документа

Этот критерий оценивает физическое состояние документа, позволяющее обеспечить его долговременное хранение и использование. Я учитывал документы, находящиеся в хорошем физическом состоянии, не имеющие повреждений и утрат.

Комплексный анализ документов по этим критериям позволил мне объективно определить их ценность и установить соответствующие сроки хранения.

Классификация документов

В процессе проведения экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска я использовал следующую классификацию документов:

По видам деятельности

– документы органов местного самоуправления;
– документы муниципальных предприятий и учреждений;
– документы по личному составу;
– документы финансово-хозяйственной деятельности;
– документы о развитии социальной сферы;
– документы о развитии экономики;
– документы о развитии городской инфраструктуры.

По срокам хранения

– документы постоянного хранения;
– документы временного (свыше 10 лет) хранения;
– документы временного (до 10 лет) хранения.

По форме

– текстовые документы;
– графические документы;
– аудиовизуальные документы;
– электронные документы.

По содержанию

– деловая переписка;
– протоколы заседаний;
– приказы и распоряжения;
– планы и отчёты.

Классификация документов позволила мне систематизировать и упорядочить документы, облегчить их изучение и экспертизу, а также определить общие сроки хранения для однотипных документов.

Отбор документов на хранение

В ходе проведения экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска я провёл отбор документов на постоянное и временное хранение.

Документы постоянного хранения

К документам постоянного хранения я отнёс документы, имеющие особую историческую, научную, практическую или культурную ценность. Эти документы отражают наиболее важные события и процессы, происходившие в городе, и являются источниками информации для историков, исследователей и других заинтересованных лиц.

Документы временного (свыше 10 лет) хранения

К документам временного (свыше 10 лет) хранения я отнёс документы, имеющие практическую ценность для различных сфер деятельности. Эти документы могут содержать информацию о финансово-хозяйственной деятельности предприятий и учреждений, сведения о кадровом составе, о развитии социальной сферы и другие данные, которые могут быть востребованы в течение длительного времени.

Документы временного (до 10 лет) хранения

К документам временного (до 10 лет) хранения я отнёс документы, имеющие краткосрочную практическую ценность. Эти документы содержат информацию о текущей деятельности муниципальных органов и организаций, которая может быть востребована в течение нескольких лет.

Все отобранные документы были внесены в акты экспертизы ценности документов, которые были утверждены экспертной комиссией муниципального архива.

Экспертная комиссия

При проведении экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска была создана экспертная комиссия. В состав экспертной комиссии вошли:

– председатель комиссии – директор муниципального архива;
– заместитель председателя комиссии – заместитель директора муниципального архива по научной работе;
– члены комиссии:
– начальник отдела комплектования и учёта документов;
– начальник отдела использования и публикации документов;
– главный специалист по экспертизе ценности документов;
– представитель органа местного самоуправления;
– представитель научного сообщества;
– представитель общественной организации.

Экспертная комиссия рассматривала и утверждала акты экспертизы ценности документов, а также давала рекомендации по вопросам отбора документов на хранение и их дальнейшего использования.

Экспертная комиссия была создана в соответствии с методическими рекомендациями по проведению экспертизы ценности документов. Состав экспертной комиссии был утверждён приказом директора муниципального архива.

Экспертная комиссия провела несколько заседаний, на которых рассматривались вопросы, связанные с экспертизой ценности документов. Члены комиссии обсуждали критерии оценки ценности документов, сроки хранения документов и другие вопросы, связанные с проведением экспертизы.

По результатам заседаний экспертной комиссии были приняты решения об отнесении документов к постоянному или временному хранению, а также о сроках их хранения. Решения экспертной комиссии были оформлены в виде актов экспертизы ценности документов.

Оформление результатов экспертизы

Результаты экспертизы ценности документов муниципального архива города Ульяновска были оформлены в виде актов экспертизы ценности документов. Акт экспертизы ценности документов является юридическим документом, на основании которого формируется состав документов, подлежащих хранению в архиве.

Акт экспертизы ценности документов содержит следующую информацию:

– наименование и адрес организации, в которой проведена экспертиза;
– состав экспертной комиссии;
– дата проведения экспертизы;
– перечень документов, подвергнутых экспертизе;
– сроки хранения документов, установленные по результатам экспертизы;
– обоснование принятых решений о сроках хранения документов;
– подписи членов экспертной комиссии.

Акт экспертизы ценности документов утверждается руководителем организации, в которой проведена экспертиза. После утверждения акт экспертизы ценности документов передаётся в архив для формирования фонда документов.

Акт экспертизы ценности документов имеет большое значение для обеспечения сохранности и использования документов. Он позволяет определить состав документов, подлежащих хранению в архиве, и установить сроки их хранения. Акт экспертизы ценности документов является основанием для формирования описей дел и других учетных документов.

Хранение документов

После проведения экспертизы ценности и отбора документов на хранение я обеспечил их надлежащее хранение в муниципальном архиве города Ульяновска.

Документы хранятся в специальных помещениях, оборудованных стеллажами и шкафами. Помещения для хранения документов отвечают требованиям пожарной безопасности и санитарных норм.

Для обеспечения сохранности документов соблюдается температурно-влажностный режим. В помещениях для хранения документов установлены системы кондиционирования и увлажнения воздуха.

Документы хранятся в порядке, установленном описями дел и другими учетными документами. Каждое дело имеет свой порядковый номер и находится в отдельной папке или коробке.

Доступ к документам осуществляется в соответствии с правилами, установленными в муниципальном архиве. Исследователи и другие пользователи могут ознакомиться с документами в читальном зале архива.

Правильное хранение документов обеспечивает их сохранность и возможность использования в течение длительного времени. Таким образом, муниципальный архив выполняет важную функцию по сохранению исторической памяти города Ульяновска.

Информационно-поисковые системы

Для обеспечения оперативного доступа к документам муниципального архива города Ульяновска я внедрил информационно-поисковую систему (ИПС).

ИПС представляет собой автоматизированную систему, которая содержит информацию о документах, хранящихся в архиве. Система позволяет осуществлять поиск документов по различным критериям, таким как:

– наименование документа;
– дата создания документа;
– автор документа;
– тематика документа;
– ключевые слова.

ИПС позволяет пользователям быстро и эффективно находить нужные документы, не обращаясь к бумажным описям и каталогам. Это значительно экономит время и повышает качество обслуживания пользователей.

Кроме того, ИПС обеспечивает сохранность информации о документах. В случае утраты или повреждения бумажных описей и каталогов, информация о документах будет сохранена в электронной форме.

Информационно-поисковая система является важным инструментом, который повышает доступность и эффективность использования документов муниципального архива города Ульяновска.

FAQ

Какие документы подлежат экспертизе ценности в муниципальном архиве?

Экспертизе ценности в муниципальном архиве подлежат все документы, поступившие в архив в процессе его комплектования, независимо от времени их создания и вида носителя.

Кто проводит экспертизу ценности документов?

Экспертизу ценности документов проводит экспертная комиссия, создаваемая приказом руководителя муниципального архива. В состав экспертной комиссии входят квалифицированные специалисты в области истории, архивоведения, документоведения и других смежных наук.

Каковы основные критерии оценки ценности документов?

Основными критериями оценки ценности документов являются: историческая значимость, научная значимость, практическая значимость, культурная значимость.

Какие сроки хранения документов устанавливаются по результатам экспертизы ценности?

По результатам экспертизы ценности документов устанавливаются следующие сроки хранения:

– постоянное хранение – для особо ценных документов, имеющих историческое, научное, культурное значение;
– временное (свыше 10 лет) хранение – для документов, имеющих практическую ценность для деятельности органов местного самоуправления, предприятий и организаций;
– временное (до 10 лет) хранение – для документов, имеющих краткосрочную практическую ценность. Юридическая экспертиза документов ПравовойСпектр

Какие документы подлежат уничтожению по результатам экспертизы ценности?

Уничтожению по результатам экспертизы ценности подлежат документы, не имеющие исторической, научной, практической или культурной ценности.

Каким образом осуществляется хранение документов в муниципальном архиве?

Хранение документов в муниципальном архиве осуществляется в соответствии с требованиями архивного законодательства и нормативных документов по обеспечению сохранности документов. Документы хранятся в специальных помещениях, оборудованных стеллажами и шкафами. Помещения для хранения документов отвечают требованиям пожарной безопасности и санитарных норм.

Каким образом обеспечивается доступ к документам муниципального архива?

Доступ к документам муниципального архива осуществляется в соответствии с правилами, установленными в муниципальном архиве. Исследователи и другие пользователи могут ознакомиться с документами в читальном зале архива.

VK
Pinterest
Telegram
WhatsApp
OK
Прокрутить наверх
Adblock
detector